Od 1. dubna začne plně fungovat Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ), které by podle bývalé vládní koalice mělo zaměstnavatelům ulevit od administrativy. Nahradí totiž velké množství stávajících formulářů jediným, souhrnným měsíčním podáním. Součástí novinky je i takzvané Osobní identifikační číslo (OIČ), které dostane každý zaměstnanec a které ho pak bude provázet celý profesní život. Část firem se ale změn obává. Administrativní zátěž totiž podle nich mohou naopak zvýšit.
Zákon o Jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů sice nabyl účinnosti již 1. ledna letošního roku, avšak systém začne fungovat až od dubna, firmy tak měly ještě získat čas, aby se na nový režim připravily. Nicméně už tohle skrývá zádrhel v tom, že aby bylo hlášení za letošní rok nakonec kompletní, budou jej muset zpětně zaslat i za leden, únor a březen. Čas na to budou mít do 30. června, přičemž hlášení za každý měsíc budou muset podat samostatně.
Poslanci příslušný zákon schválili na konci června minulého roku. Hlasovalo pro něj tehdy 140 ze 142 přítomných zákonodárců. V červenci následně legislativu schválila i horní komora a 21. srpna jej podepsal prezident Petr Pavel.
JMHZ má za cíl zjednodušit nahlašovací povinnosti zaměstnavatelů. Ti dosud museli podávat státním institucím nejméně pětadvacet různých hlášení, která navíc byla často spojena s odlišnými termíny i překrývajícími se datovými požadavky. Nový systém zavádí „jednotné sběrné místo“. JMHZ budou zaměstnavatelé podávat elektronicky České správně sociálního zabezpečení (ČSSZ).
- Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) je správním úřadem, který je podřízen ministerstvu práce a sociálních věcí.
- ČSSZ je největší finančně správní institucí v rámci celé tuzemské státní správy. Má na starosti agendu více než 8,9 milionu klientů.
- ČSSZ vyplácí přes 3,5 milionu důchodů a měsíčně v průměru více než tři sta tisíc dávek nemocenského pojištění.
- Přínos správy sociálního zabezpečení do státního rozpočtu tvoří více než třetinu všech jeho příjmů. Jde o peníze, které ČSSZ pravidelně vybírá na pojistném na sociální zabezpečení a příspěvcích na státní politiku zaměstnanosti.
Zdroj: Česká správa sociálního zabezpečení, Wikipedia
Hlášení budou zaměstnavatelé podávat ve formě takzvané datové věty, kterou mohou připravit buď v personálním (mzdovém) softwaru, nebo přímo na ePortálu ČSSZ. Ten sice klientům správy sociálního zabezpečení nabízí on-line služby ke snazší komunikaci s úřadem, nicméně ústřední ředitel České správy sociálního zabezpečení František Boháček podotkl, že vzhledem k rozsahu údajů je v tomto případě formulář na portálu vhodný spíše pro organizace s nižším počtem zaměstnanců.
Samotné hlášení se skládá ze tří částí. První je souhrnná část, v níž zaměstnavatel uvede své údaje (například celková daňová povinnost). Druhou je pojistná část, která obsahuje údaje o souhrnné výši pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti odváděného zaměstnavatelem. Třetí je individualizovaná část, která zahrnuje detailní informace o mzdě, daních i pojištění za každého zaměstnance a každé jeho zaměstnání zvlášť.
Do pilotního testování systému, které běželo od začátku roku, se podle webu Seznam Zprávy zapojilo zhruba padesát firem. Většina nicméně novinku naplno okusí až od dubna.
Kdy a jak hlášení podávat?
Hlášení bude třeba podat ve lhůtě od 1. do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, za který se údaj hlásí. Například JMHZ za duben je tak třeba podat nejpozději do 20. května. Pokud by jej ovšem zaměstnavatel podal ještě před prvním květnovým dnem, bylo by neplatné. Hlášení musí vyplnit autorizovaný uživatel (například s bankovní identitou), upozorňuje ministerstvo práce a sociálních věcí. V případě, kdy člověk podává hlášení za někoho jiného, musí mít plnou moc.
Jak hlášení podat? První možností je využít datovou schránku ČSSZ, druhou variantou je nahrát soubor na ePortál ČSSZ a třetí alternativou je podat hlášení přímým napojením firemního mzdového softwaru přes API rozhraní (aplikační programové rozhraní sloužící k předávání dat mezi softwarovými aplikacemi). Z toho mimo jiné vyplývá, že papírově hlášení podat nelze.
Co se s hlášením následně děje? ČSSZ v elektronické podobě hlášení přijme, provede základní kontrolu a údaje odešle do centrálního datového skladu spravovaného resortem práce a sociálních věcí, odkud si následně každý oprávněný úřad bude moci převzít potřebná data. Konkrétně půjde o Finanční správu, Úřad práce, Český statistický úřad (ČSÚ) a ministerstvo financí. Každý z úřadů nicméně získá přístup pouze k těm datům, která jsou pro jeho činnost relevantní. ČSSZ navíc upozorňuje, že v případě ČSÚ bude přechod na data z jednotného měsíčního hlášení probíhat postupně a k plné integraci dojde až v roce 2027. Zpravodajská povinnost k některým statistickým zjišťováním pro rok 2026 tak zůstává zachována.
Od roku 2027 by se následně měly připojit i resorty školství a spravedlnosti. Ministerstvu spravedlnosti mají údaje sloužit například k tomu, aby mohlo vyhodnocovat schopnosti dlužníků vykonávat výdělečnou činnost a vypracovávat analýzy pro rozhodovací praxi soudů. Ministerstvo školství má mít přístup k údajům proto, aby je školská zařízení nemusela posílat dvojmo – resortům školství a práce.
Do budoucna by se do systému mohly připojit i zdravotní pojišťovny. Jejich integraci podle Seznam Zpráv nicméně někteří odborníci očekávají až od roku 2029. I kvůli tomu JMHZ nezbavuje zaměstnavatele všech podobných povinností. Kvůli nezapojení zdravotních pojišťoven bude i nadále nutné podávat měsíční přehledy na všechny zdravotní pojišťovny, u nichž jsou zaměstnanci firmy registrovaní.
Koho se nová pravidla týkají?
Podle Boháčka by se do systému mělo zapsat asi 380 tisíc zaměstnavatelů. Jednotné měsíční hlášení se totiž týká jich všech, a to bez ohledu na jejich velikost. Samotná definice je přitom výrazně širší, než tomu bylo dosud.
Jednoduchý návod, jak rozpoznat, zda se dané organizace JMHZ týká, předkládá ministerstvo práce a sociálních věcí, které pokládá tři otázky: „Pracuje u mě někdo na pracovní smlouvu/dohodu? Odvádím za někoho pojistné? Vyplácím příjem někomu, kdo z něj platí daň z příjmu?“ Pokud je odpověď alespoň v jednom případě „ano“, jednotné hlášení se dané organizace týká.
To v praxi mimo jiné znamená, že nová pravidla se týkají i těch společností, které dosud u ČSSZ jako zaměstnavatelé registrovány nebyly. Kromě firem s pracovně-právními vztahy se hlášení bude týkat i firem s pouze jednou dohodou o pracovní činnosti pod limitem. V případě, že někomu vyplácí odměnu, musí JMHZ podávat i Společenství vlastníků jednotek (SVJ). Jednotné měsíční hlášení se naopak netýká osob samostatně výdělečně činných, pokud samy nikoho nezaměstnávají.
Co musí JMHZ obsahovat?
Jako zaměstnance jsou firmy povinny evidovat všechny, kterým poskytují zdanitelné plnění – ať už finanční odměnu či nepeněžní benefit, jako je třeba auto pro soukromé účely. Do registru je třeba přihlásit například i zaměstnance na dohodách o pracovní činnosti s příjmem pod 4500 korun měsíčně.
Co všechno bude třeba o zaměstnanci hlásit? Konkrétní seznam definuje nařízení vlády. Zahrnuje vše od základních identifikačních údajů, přes údaje o vyměřovacích základech, slevách na dani, odpracovaných hodinách, až po statistické údaje, jako je nejvyšší dosažené vzdělání.
- Organizace musí přihlásit sebe jako zaměstnavatele u České správy sociálního zabezpečení (pokud již není registrována). Pokud registrována je, musí svou registraci doplnit nejpozději do 30. dubna.
- Pokud dané firmě zpracovává mzdy více subjektů, musí si zaregistrovat více mzdových účtáren, aby získala další variabilní symbol.
- Společnost musí zaregistrovat zaměstnance, kteří nebyli registrováni u České správy sociálního zabezpečení, a u ostatních sdělit doplňující údaje.
- Organizace musí ověřit a doplnit identifikační údaje zaměstnanců a jejich pracovně-právních vztahů.
- Firma musí zkompletovat všechny mzdové a statistické údaje pro hlášené měsíce.
- Společnost by si měla zajistit technické připojení a ověřit software.
Zdroj: Ministerstvo práce a sociálních věcí
Pro potřeby evidence zaměstnanců sdělí ČSSZ firmě pro každého zaměstnance Osobní identifikační číslo. Jedná se o nový, unikátní a neměnný desetimístný identifikátor, který bude přidělen každé osobě. Zaměstnance, jehož budou úřady podle tohoto údaje rozeznávat, poté bude provázet celý profesní život. Podle Seznam Zpráv OIČ při komunikaci firem s úřady nahradí rodné číslo. Z nového čísla podle webu nepůjde vyčíst datum narození ani pohlaví.
Kromě OIČ bude existovat také Identifikátor pracovně-právního vztahu (IDPPV), který identifikuje konkrétní zaměstnání dané osoby. Pokud tak bude mít zaměstnanec například souběžně pracovní poměr i dohodu, bude mít pouze jedno OIČ, ale dvě různá IDPPV. I toto číslo zaměstnavateli poskytne ČSSZ.
Pokud má daná firma zřízeny samostatné mzdové účtárny například pro různé pobočky, musí každá z nich hlášení podat samostatně za svůj okruh zaměstnanců. Přihlašování zaměstnanců ale plní organizace jako celek, u zaměstnance pouze uvede, ke které mzdové účtárně náleží.
Na co si dát od dubna pozor?
S většinou výše uvedeného je spojen právě měsíc duben. V jeho průběhu totiž zaměstnavatele čeká v souvislosti s novými pravidly řada povinností. Budou muset přihlásit nejen všechny stávající zaměstnance, ale i ty, kteří v organizaci pracovali v prvním čtvrtletí letošního roku, a to i když už v dubnu ve firmě nepracují. Společnost tak každopádně následně získá potřebná OIČ a bude moci podat první ostré měsíční hlášení.
Organizace, které již jsou u ČSSZ registrovány, nebudou muset zasílat novou přihlášku. Během dubna ale budou povinny dohlásit dosud neevidované údaje. Do evidence budou automaticky zařazeni i již registrovaní zaměstnanci účastní nemocenského pojištění. Ostatní zaměstnance ale bude muset společnost do evidence doplnit. U všech zaměstnanců pak bude muset rovněž doplnit údaje, které se dosud nehlásily.
Jinak je tomu u zaměstnavatelů, kteří jsou plátci daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a dosud u ČSSZ registrováni nebyli. Finanční správa jejich údaje předá ČSSZ, která tyto organizace následně zaregistruje jako zaměstnavatele a přidělí jim variabilní symbol. I tyto firmy pak budou muset do konce dubna doplnit chybějící údaje o sobě a přihlásit své zaměstnance, upozorňuje web JMHZ.cz provozovaný vzdělávací společností Integra Centrum. Organizace, které nebyly registrovány u ČSSZ ani nejsou plátci daně, se do evidence JMHZ musí přihlásit do 15. dubna.
Důležité je zdůraznit, že systém JMHZ pracuje s každým jednotlivým zaměstnáním. Co z toho vyplývá? V případě, že má zaměstnanec v dané firmě pracovní poměr i dohodu o provedení práce, je třeba přihlásit ho dvakrát – jednou pro každý pracovně-právní vztah.
Pozor je třeba dávat i na přihlášení nových zaměstnanců s českým občanstvím, kteří nastoupí od dubna do června. Ty již bude potřeba registrovat novým způsobem (tedy i s rozšířenými údaji) do osmi kalendářních dnů od nástupu. Další změna poté nastane od 1. července, kdy již bude potřeba zaměstnance zaregistrovat nejpozději před okamžikem nástupu do práce.
V případě zaměstnání cizince jsou ovšem pravidla jiná. Takového zaměstnance totiž musí firma plně registrovat i v období od dubna do června nejpozději před okamžikem nástupu. To může představovat problém zejména na začátku dubna, kdy systém začne fungovat. „Je možné ho přihlásit nejdříve dne 1. dubna 2026 a v případě jeho nástupu v tento den, pak nejpozději před okamžikem jeho nástupu do zaměstnání,“ přibližuje ČSSZ. Vzniká tím časový tlak na účetní oddělení.
U zaměstnanců s českým občanstvím pak na rozdíl od cizinců zůstane i po 1. červenci možnost takzvané předregistrace, kdy společnost před nástupem zaměstnance uvede pouze některé údaje (jméno, příjmení, rodné číslo a podobně) a další následně doplní do osmi dní od data nástupu.
Pozor si firmy musejí dávat třeba i na situaci, kdy by došlo k registraci zaměstnance, který by na dané místo následně nenastoupil. Tento fakt je také nutné ČSSZ oznámit.
Registrace firem, které plánují přijmout prvního zaměstnance
Pravidla se týkají i nových firem, které dosud žádného zaměstnance nemají, avšak plánují jej přijmout. Těm zákon určuje, aby se od 1. července do evidence zaregistrovali nejpozději dva dny před nástupem prvního zaměstnance. Pokud se do evidence přihlásí a žádný zaměstnanec nenastoupí, musí to oznámit nejpozději do osmi dnů. „Správná koordinace termínů je klíčová – zejména pokud zakládáte novou firmu a plánujete okamžité zaměstnání prvního člověka,“ zdůrazňuje web JMHZ.cz.
Kriticky se k něčemu takovému staví Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR (AMSP ČR). „Jak upozorňuje i Komora daňových poradců ČR, pro malé podniky jde o naprosto nerealistický požadavek. Tento návrh je pro malé podnikatele v praxi téměř neproveditelný. Většina z nich nemá vlastní účetní a potřebuje přijímat zaměstnance flexibilně, často ze dne na den. Takto nastavená lhůta je pro ně neudržitelná,“ tvrdí asociace.
Do 30. června jsou pravidla mírnější. Každý nově vzniklý zaměstnavatel má v tomto období povinnost přihlásit do evidence sebe i svou mzdovou účtárnu ve lhůtě osmi kalendářních dnů ode dne nástupu prvního zaměstnance.
Problémy, pokuty, sankce
Co se stane, když zaměstnavatel termíny nedodrží? „Jejich nedodržení je považováno za přestupek a hrozí za něj pokuta. Především ale bez provedení registrací nebudete schopni správně podat ani jedno jednotné měsíční hlášení, což povede k dalším problémům a potenciálním sankcím,“ vysvětluje web JMHZ.cz.
Právě samotné nepodání měsíčního hlášení je nejvážnějším přestupkem, za který může být udělena vysoká pokuta. „Za nepodání hlášení nebo za nereagování na výzvu hrozí pokuta až pět tisíc korun za každého zaměstnance, za nějž jste měli hlášení podat. Pokud tedy zaměstnáváte například dvacet lidí, teoreticky vám může být uložena pokuta až sto tisíc korun. Toto je maximální hranice, v praxi může být pokuta nižší podle závažnosti a dalších okolností,“ přibližuje server.
Pokuta ve stejné výši může být udělena i v případě, kdy firma přihlásí zaměstnance pozdě. Sankce hrozí i za zanedbání povinnosti. Například, když organizace včas nenahlásí změnu zaměstnání nebo zaměstnavatele, neodhlásí zaměstnance, který skončil, nebo nehlásí důležité změny pro výpočet pojistného.
Nastat může i situace, kdy zaměstnavatel v hlášení udělá chybu. Jde-li o technickou vadu, je nutné celé JMHZ podat znovu. V případě formální vady způsobí neúčinnost pouze chybné části. Detaily o tom, co přesně je technickou vadou a co je vadou formální, stanovuje zákon. Podle toho lze za technickou vadu považovat například podání JMHZ před započetím lhůty, nedodržení formátu podání či nedodržení způsobu podání. Formální vada je pak taková, která se týká požadované struktury nebo obsahu podání.
„Pokud bude podání obsahovat technické nebo formální vady, ČSSZ vás na ně upozorní, popřípadě vás po uplynutí zákonné lhůty vyzve k podání chybějícího hlášení či k podání opravného hlášení,“ upřesňuje správa sociálního zabezpečení. Pokud ČSSZ výzvu k opravě hlášení zašle, má organizace lhůtu osmi kalendářních dnů od doručení výzvy na podání opraveného hlášení. Nereagování na výzvu může být sankcionováno. Pokuta může být uložena, i pokud je hlášení podáno pozdě.
Úřady se ale snaží obavy firem z pokut mírnit. Web Novinky.cz uvedl, že podle Boháčka budou sankce až krajním řešením.
Obavy zaměstnavatelů
Někteří zaměstnavatelé ale v souvislosti s JMHZ vyjadřují obavy. „Firmám často chybí jasné a srozumitelné pokyny, jak má celý proces přesně probíhat – tedy jaká data mají být vykazována, v jaké podobě a jakým způsobem mají být do systému nahrávána. Tato nejednoznačnost může vést k chybám, nejistotě a zvýšenému tlaku na účetní a mzdové specialisty. Pro malé a střední podniky, které nemají rozsáhlé interní kapacity, tak zavedení JMHZ představuje nejen administrativní, ale i významnou organizační a finanční zátěž,“ uvedla pro ČT24 místopředsedkyně představenstva AMSP ČR Gabriela Hrbáčková.
Podle webu e15.cz se zdá být snaha o zavedení nového systému, který by firmám ulevil od byrokracie, pozitivní. „Záměr předchozí vlády však zatím drhne na chybějící metodice, která by soukromému sektoru objasnila, co po něm stát vlastně žádá a jaké údaje a položky mu má nahlašovat,“ poznamenal server.
Duben navíc bude pro zaměstnavatele velmi náročný. „Kritický je i souběh povinností. Firmy budou zároveň provozovat nový systém a zpětně doplňovat data za celé první čtvrtletí. Přihlašování nových zaměstnanců bude navíc výrazně administrativně náročnější než dosud – pro odvětví s vysokou fluktuací jde o zásadní riziko,“ popsala pro Seznam Zprávy ředitelka poradenské firmy Crowe Ivana Brancuzká.
Podle Hrbáčkové je dalším problémem samotný rozsah reportingu. „Malé podniky budou nově nuceny vykazovat výrazně více položek než dosud, přičemž některé z těchto povinností se dříve týkaly pouze velkých zaměstnavatelů. Na takto rozsáhlý reporting nejsou malé firmy zvyklé ani personálně připravené, což pro ně představuje výraznou zátěž,“ podotkla.
Podle webu Novinky.cz mají obavy i společenství vlastníků bytů nebo bytová družstva, která často vyplácejí jen drobné odměny. „Pokud někdo z účetních neabsolvoval školení nebo nemá potřebný software, nebude dostatečně připraven,“ uvedl pro server předseda Sdružení bytových družstev a společenství vlastníků jednotek František Lebl.
Na komplikace související s nepřipraveností mzdových a účetních systémů, které se s novými požadavky zatím vyrovnávají jen obtížně, poukázala i Hrbáčková. „To může vést k dalším komplikacím při implementaci, zvýšené chybovosti a dalším nákladům na úpravy systémů i školení zaměstnanců,“ upřesnila.
Novinky.cz nicméně uvedly, že resort práce a sociálních věcí s kritikou nesouhlasí. Dodavatelé mzdových a účetních systémů podle něj byli do příprav zapojeni a probíhá i pilotní projekt. Zaměstnavatelé navíc podle ministerstva dostali informace s předstihem a k dispozici mají i metodickou podporu.
„Zavedení JMHZ lze v principu považovat za krok správným směrem, nicméně jeho načasování a způsob implementace považujeme za problematické. Zavádění takto zásadní změny mělo být více rozfázované – ideálně nejprve u velkých podniků, následně u středních a až poté u malých firem a živnostníků, ve chvíli, kdy by již byly odladěny případné chyby a nedostatky systému,“ míní Hrbáčková, podle níž v současné podobě hrozí, že se problémy přenesou na všechny subjekty najednou, což zvyšuje riziko chaosu a zbytečné administrativní zátěže.
JMHZ by se ale v budoucnu mělo nadále vyvíjet. Kromě zahrnutí další úřadů či zdravotních pojišťoven by se ve druhé fázi projektu plánované od roku 2027 mohl objevit i významný přínos pro zaměstnance. Centralizovaná data sbírání prostřednictvím měsíčních hlášení totiž Finanční správě umožní nabídnout službu předvyplněného ročního daňového přiznání z příjmů.
